Blog

Od 01.01.2019 r. zostały wprowadzone nowe regulacje związane z pakietem ułatwień dla przedsiębiorców w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W ramach wskazanych zmian pracodawcy będą mogli przechowywać akta kadrowe pracownik zatrudnionych po ww. dacie przez okres 10 lat, a nie jak dotychczas 50, korzystając z możliwości prowadzenia akt w formie elektronicznej. Jednocześnie firmy rozstając się z członkiem swojego zespołu będą musiały poinformować go o okresie przechowywania akt z przebiegiem pracy pracownika.

Jednak klienci często pytają mnie, czy pracownikom zatrudnionym przed 01.01.2019 będzie trzeba przedstawiać informację, że ich dokumenty będą przechowywane 50 lat? Czy ta zmiana tyczy się dopiero nowo zatrudnionych pracowników po 01.01.2019?

Odpowiadając na wskazane pytanie należy sięgnąć do nowych regulacji, które zostały przewidziane w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357 ze zm. – zwana dalej ustawą).

Zgodnie z art. 3 pkt 3 ww. ustawy, w Kodeksie pracy art. 94 pkt 9a i 9b otrzymają nowe brzemiennie, zgodnie z którym pracodawcy są zobowiązani:

„9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;”

Z kolei w dalszej części regulacji (art. 3 pkt 4 ustawy), dodano do k.p. art. 94(5):

„§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.”

Dodatkowo, wprowadzono art. 94(6) k.p. zgodnie z którym pracodawca będzie musiał realizować kolejne obowiązki informacyjne względem pracownika:

„W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ § 2;

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ § 2;

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.”

Odpowiadając zatem na pytanie, czy ww. obowiązek informacyjny pracodawcy będą musieli stosować li tylko do pracowników zatrudnionych po dacie wejścia ustawy w życie (tj. 01.01.2019 r.) należy poszukiwać w art. 7 omawianej ustawy. Zgodnie z treścią wskazanego przepisu:

„1.  Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się art. 94 pkt 9a i 9b, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz art. 94⁸-94¹² ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą. Art. 94⁷ ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio.

2.  Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.”

W związku z powyższym do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie nowej ustawy, tj. przed 01.01.2019 r., zastosowanie znajdą nowe przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej, zmiany postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz obowiązków informacyjnych pracodawcy z tym związanych, katalogu uprawnionych do odbioru dokumentacji pracowniczej, wydawania kopii, a także o takiej samej mocy prawnej dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej i papierowej. Zastosowanie znajdzie także przepis dotyczący zniszczenia dokumentacji pracowniczej oraz możliwości jej wydania byłemu pracownikowi do czasu zniszczenia. Okres jednak przechowywania tej dokumentacji jest ustalany na podstawie przepisów dotychczas obowiązujących, czyli wynosić będzie 50 lat.

Mając powyższe na uwadze, stwierdzić należy istnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w zmienionym od 01 stycznia 2019 r. art. 94(6) k.p., w stosunku nie tylko do umów o pracę zawartych po ww. dacie. Pracodawca będzie musiał informować o okresie przechowywania akt i ich niszczeniu także osoby, z którymi nawiązał stosunek zatrudnienia pracowniczego przed 01 stycznia 2019 r. Art. 7 ust. 1 i 2 ww. ustawy wyraźnie bowiem podkreśla, że do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się nowelizowane przepisy, za wyjątkiem jedynie okresu ich przechowywania, który dalej wynosi 50 lat.

Stąd konieczność przygotowania na podstawie art. 94(6) k.p. dwóch informacji: 1) dla pracowników zatrudnionych po 01.01.2019 r. 2) oraz dla pracowników zatrudnionych przez 01.01.2019 r.